Bruk av videomøter i små og mellomstore bedrifter


Mange enkeltmannsforetak, små og mellomstore bedrifter bruker nå, på grunn av koronaviruset, videomøter for å kommunisere med kunder, kollegaer og andre kontakter fra hjemmekontoret. Hvilke muligheter finnes, og hva du må tenke på før du setter i gang? Og er det fritt frem for å bruke videokonsultasjoner i helsevesenet?

Mange viktige tjenester utføres av enkeltmannsforetak og småbedrifter. Mange av disse er nå stengt ned og det må forsøkes å finne nye løsninger for å kunne yte disse tjenestene. Disse virksomhetene er en viktig del av samfunnet og det er viktig at de kan i så stor grad som mulig få levert sine tjenester.

Bakgrunn

Et verktøy som kan fungere for mange til videomøter eller videokonsultasjon. Det finnes mange leverandører av slike tjenester. Mange sitter med stor usikkerhet på hva man kan bruke for å holde seg innenfor gjeldende rett spesielt når det gjelder personvern og om det er sikkert nok. Dette er små virksomheter som ikke har mulighet til å gjøre selvstendige risikovurderinger.

Mange av de rådene som til nå er gitt baserer seg på at virksomhetene selv må gjøre vurderinger og analyser og er derfor lite konkrete. Samtidig må bruken være enkel for både behandler og pasient.

Anbefalinger

I tiden hvor man er frarådet fysiske møter anbefaler vi at man bruker videoverktøy. Vi anbefaler at man kun bruker videofunksjonaliteten til kommunikasjonen og ikke chattefunksjonen. Aldri bruk videoløsninger hvor uvedkommende kan se videoinnholdet samtidig, slik noen nettjenester tilbyr. Den tekstbaserte delen av verktøyet skal ikke brukes til sensitiv kommunikasjon. Grunnen til dette er at denne kan bli liggende og dermed kan føre til at informasjon kommer på avveier.

Advokatforeningen har laget en liste over verktøy som kan brukes. Den beskrive også hvorvidt sikkerhetsmessige aspekter ved tjenesten, samt pris og lignende. Listen er gjengitt under med tillatelse fra Advokatforeningen.

Risikovurderingen

Faren for at uvedkommende får tilgang til personinformasjon og sensitiv virksomhetsinformasjon antas å ligge i at leverandøren bruker informasjon fra videosamtalene til analyse og markedsformål. Det vurderes til at det er liten risiko for at andre kan få tilgang til dette. Risikovurderingen er at konsekvensene av dette, er mindre enn verdien av å kunne gjennomføre møtet eller konsultasjonen. Dette dreier seg om små virksomheter og en begrenset tidsperiode. For helsevirksomheter er det ofte snakk om et fåtall pasienter. Derfor vurderes dette til en akseptabel løsning på kort sikt. Dette forutsetter at anbefalingene ovenfor følges.

Liste over mulige videomøte-løsninger

Kilde: Advokatforeningen

I perioder med mye trafikk og press på løsningene, har det vist seg at enkelte løsninger har vært utilgjengelige til tider. Tilsvarende kan også skje dersom infrastrukturen for tjenestene, for nettleverandør eller for andre leverandører bryter sammen. Det kan i slike tilfelle være hensiktsmessig å ha alternative løsninger tilgjengelig, slik at man har flere tjenester som kan benyttes i spesielle situasjoner.

For 1-til-1 kommunikasjon med klient og andre eksterne:

Confrere, Whereby eller Microsoft Teams. Alle disse løsningene kan settes opp raskt og være tilgjengelig for kommunikasjon med klient på kort tid. Klientene kan også delta i kommunikasjon med advokaten uten å måtte identifisere seg eller legge igjen personopplysninger. Alle disse løsningene har høy sikkerhet. Whereby er også gratis for bruk opp til 4 deltakere i møter.

Etablert løsning med kommunikasjon både med kollegaer og med eksterne (som klient):

Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Wire eller Pexip. Dette er løsninger som kan settes opp rimelig raskt (med unntak av Pexip, som krever egen leverandør), og som gir sikker og brukervennlig kommunikasjonsløsninger. Alle løsningene tilrettelegger for rask og effektiv kommunikasjon med etablerte kontakter, som kollegaer og klienter man har regelmessig kontakt med.

Møter med flere deltakere, herunder i flere land:

Cisco WebEx, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Pexip eller Zoom. Dette er løsninger som har integrasjon mot andre løsninger og utstyr, som er mye benyttet i mange virksomheter. Enkelte av løsningene krever installasjon av programvare (som Cisco WebEx og Zoom) og kontakt med leverandører (som Pexip).

Cisco WebEx

Amerikansk løsning med mye funksjonalitet og muligheter for integrasjon med andre løsninger og utstyr.

Gratis/betaling: Gratis med opptil 100 deltakere per møte, og uten begrensning i møtetid. Mer funksjonalitet er tilgjengelig i betalt løsning.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Det må installeres programvare på datamaskin for å delta i kommunikasjon.

Sikkerhet og personvern: Gjester må legge igjen bl.a. epostadresse for å delta i kommunikasjon. Løsningen har omfattende sikkerhet med bl.a. ende-til-ende kryptering.

Les mer om dette på Cisco WebEx nettside.

Data blir lagret i datasentre innenfor EØS, men brukerdata m.v. blir lagret i USA, se mer her.

Mer informasjon: https://www.webex.com/

Confrere

Norsk selskap med løsning spesialisert for 1-til-1 kommunikasjon. Kan bl.a. sikre at mottaker er rette vedkommende med bruk av tilgang med BankID. Meget sikker løsning med ende-til-ende kryptering.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere informasjon for å delta i kommunikasjon. Skal være en meget sikker løsning som er brukt innenfor helse, se mer her.

Mer informasjon: https://confrere.com/no/

Google Hangouts Meet

Rask og enkel løsning fra Google. Er en del av Google G Suite.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må registrere seg (må ha Google-konto) for å delta i kommunikasjon. Google har omfattende sikkerhetstiltak, se mer her, men data lagres i USA om det ikke bes om at data kun skal lagres innenfor EØS-området.

Mer informasjon: https://gsuite.google.no/intl/no/products/meet/

Microsoft Teams

Microsoft Teams erstatter Skype for business, og er en sikker, skalerbar løsning med det som er nødvendig av funksjonalitet. Alle data lagres på servere innenfor EØS-området.

Gratis/betaling: Betaling.(Teams er gratis i den perioden vi er i nå knyttet til spredning av korona-virus)

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg eller legge inn opplysninger for å delta i kommunikasjon. Microsoft er kjent som å være blant de ledende i verden på sikkerhet, og Microsoft Teams er trolig blant de mer sikre løsningene som kan benyttes. Data lagres innenfor EØS-området. Se mer her.

Pexip

Pexip er en løsning fra et norsk selskap som gir både mulighet til å installere løsningen selv eller få den levert fra Pexip via deres forhandlere. Løsningen kan integreres mot en rekke andre løsninger og utstyr.

Gratis/betaling: Betaling.

Plattformer: Alle (web) + egne programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin. Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Tjenesten er ende-til-ende kryptert, se mer her.

Mer informasjon: https://www.pexip.com/video-meetings

Whereby

Whereby er en norsk løsning som har som fremste mål å lage en enkel og rask løsning. Løsningen er meget enkel å komme i gang med, og er rent web-basert.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 4 deltakere i videokommunikasjon. Finnes også betalingsløsning for opptil 12 eller flere deltakere.

Plattformer: Alle (web). Verken arrangør eller gjester trenger å installere programvare siden disse kan delta på web (nettleser) ved bruk av tilsendt link.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjon. Whereby har ende-til-ende kryptering, og samtaler og video lagres ikke. Whereby er en tjeneste som søker å lagre minst mulig personopplysninger, se mer her.

Mer informasjon: https://whereby.com/

Zoom

Zoom er en amerikansk løsning med mye funksjonalitet og løsninger, samt integrering mot mange løsninger.

Gratis/betaling: Gratis for opptil 100 deltakere i videokonferanse, men begrensning på 40 minutter på møter med flere deltakere. For møter på maks. 2 deltakere er det ingen tidsbegrensning. For bruk ut over disse begrensningene finnes det betalingsløsninger.

Plattformer: Programmer/apper for telefon, nettbrett og datamaskin (ikke web). Både arrangør og gjest må installere programvare for å bruke løsningen.

Sikkerhet og personvern: Gjester må ikke registrere seg for å delta i kommunikasjonen, men må installere programvare. Har ende-til-ende-kryptering, men data lagres i USA. Behandling av personopplysninger oppgis å følge GDPR. Mer informasjon her og her.

Mer informasjon: https://zoom.us/

Løsninger for helsepersonell

Kilde: E-helsedirektoratet

Som hjelp på veien har E-helsedirektoratet satt en oversikt over løsninger som allerede er i bruk i helsesektoren og som tilbyr video, enten fra EPJ-systemet eller frittstående. Ønsker du å komme i gang med en video så ta kontakt med leverandøren av løsningen. De vil hjelpe deg i gang.

Lege

EPJ-løsninger med video

  • PatientSky
    Videomodulen trenger ingen lokal installasjon og fungerer direkte i nettleseren. Det eneste brukeren trenger er internettilgang, et webkamera og mikrofon.
  • Pridok
    Skybasert system med integrasjon av Confrere og Helseboka og med Helsenorge.

Frittstående videoløsninger

Psykolog og psykiater

EPJ-løsninger med integrert video

Frittstående videoløsninger

Fysio- og manuellterapeuter og logoped

EPJ-løsninger med integrert video

  • Aspit Physica integreres med Confrere (på forespørsel)
  • PatientSky Clinic

Frittstående videoløsninger

Spesialisthelsetjenesten

I deler av spesialisthelsetjenesten benyttes også:

Spesiell vurdering av Skype for business/Teams ifb helse

Under koronapandemien kan helsepersonell som allerede har Office 365 komme i gang med videokonsultasjon ved å benytte Skype for business/Teams. Denne videoløsningen kan benyttes til videokonsultasjon, men den er ikke spesielt tilrettelagt for bruk i helsetjenesten. Direktoratet anbefaler at innstillingene i veiledningen for helsepersonell settes opp før løsningen benyttes til videokonsultasjon med pasienter.

Ønsker du å komme i gang med Skype for business/Teamas, så kontakt din IT-leverandør.