Smarthøyttaler på arbeidsplassen


Smarthøyttalere er høyttalere med en stemmestyrt assistent. De er trådløse, har nett-tilkobling og de kan løse stadig fler oppgaver. De har kommet for å bli, men hva må du tenke på dersom du tenker å plassere en slik høyttaler på arbeidsplassen?

Hvilke typer smarthøyttalere finnes?

Smarthøyttalere handler primært om hvilken assistent som «bor» i den. Her finnes det flere å velge mellom, og de vanligste er:

Siri (Apple)

Siri kjenner vi fra andre Apple-produkter, og kommer nå med Apples egen høyttaler Homepod. Høyttaleren er foreløpig ikke i salg i Norge, og Siri på Homepod forstår ikke norsk.

Alexa (Amazon)

Alexa kommer både i Amazons egne høyttalere, i tillegg til en rekke andre høyttalere fra andre produsenter. Alexa forstår foreløpig ikke norsk.

Cortana (Microsoft)

Cortana kommer i høyttalere fra blant annet Harman/Kardon, og forstår foreløpig ikke norsk.

Google assistant (Google)

Google assistant kom på norsk høsten 2018, og er derfor den eneste assistenten som offisielt er lansert på det norske markedet.

I og med at Google assistant, på skrivende tidspunkt, er den eneste som offisielt er lansert på norsk, har vi fokusert på denne i resten av artikkelen. Det er flere høyttaler-merker som støtter Google assistant.

Hva kan de gjøre?

De smarte assistentene kan allerede utføre mange oppgaver, og det blir stadig flere. Med Googles høyttaler kan du lytte til musikk og radio, styre TV-er og andre høyttalere, planlegge dagen, styre ting i hjemmet og få svar på de fleste spørsmål du måtte ha.

Les hele oversikten over hva den kan gjøre her: https://support.google.com/googlehome/answer/7130274?hl=no

Selv om høyttaleren primært er laget for å brukes privat, er det mange funksjoner som vil fungere akkurat like godt på en arbeidsplass. Den kan for eksempel erstatte radioen eller brukes til å styre ting som lys, termostater, sikkerhetskameraer, stikkontakter osv. I USA kan man i enkelte byer allerede be assistenten om å bestille en taxi. Kan en smarthøytaler etterhvert erstatte «taxi-skjermen» vi finner i mange resepsjoner i dag?

For enkelte funksjonshemmede kan stemmestyringen gjøre det enklere å utføre noen oppgaver, for eksempel å styre en radio eller andre smarte enheter.

Hva er risikoen med slike høyttalere på arbeidsplassen?

Det ligger ingen informasjon i selve smarthøyttaleren. Men; den må naturligvis ha tilgang til informasjon, som kanskje kan være sensitiv. Assistenten må knyttes til en brukerkonto, eksempelvis til din Google-konto. Her vil den da kunne få tilgang til kalenderavtalene og kontaktlisten din. Alle som har tilgang til høyttaleren vil da kunne si «Fortell om avtalene mine», og så få dem lest opp av assistenten. Dersom smarthøyttaleren blir plassert på arbeidsplassen slik at andre enn eieren av kontoen har tilgang til den, kan slik informasjon med andre ord komme på avveie.

Dersom den blir satt opp til å styre andre enheter, så må en tenke på hvem som har mulighet til å gi kommandoer til høyttaleren. Det er neppe ønskelig at hvem som helst kan slå av og på lys, styre termostaten eller vise vilkårlige YouTube-videoer på informasjonsskjermene i bedriften. Bør smarthøyttaleren som styrer disse tingene plasseres i et fellesområde eller i en resepsjon? Trolig ikke.

En annen risiko man må vurdere er at smarthøyttalerne tross alt er stemmestyrte, og at det som blir sagt blir tatt opp og lagret av Google. Selve kommandoene er kanskje ikke spesielt sensitive, men det kan jo pågå samtaler i bakgrunnen som kan bli tatt opp når kommandoene gis. Her bør bedriften ha klare policyer for hvor man ikke har lov til å plassere smarthøyttalere, f.eks. i et møterom hvor man diskuterer bedriftssensitive saker. Det bør også opplyses om hvor man har plassert slike høyttalere, slik at de ansatte er klar over at det de snakker om kan bli fanget opp av høyttaleren.

Bedriften bør også ha rutiner for å slette opptakene, enten jevnlig eller når det er behov. Google har en egen portal for å se og slette de kommandoene som har blitt gitt til høyttaleren her: https://myactivity.google.com/myactivity

Når man aktiverer stemmestyringen med å si «OK Google», vil høyttaleren kvittere med et lys-signal for å indikere at den er klar til å motta kommandoer. Det er også mulig å slå på et lyd-signal i tillegg. Dette anbefales fordi det blir enklere for de som befinner seg i nærheten å forstå at høyttaleren nå vil ta opp en kommando.

Google har utfyllende informasjon om datasikkerhet og personvern på Google Home her: https://support.google.com/googlehome/answer/7072285?hl=no&ref_topic=7173611

Våre råd dersom du vil ha en smarthøyttaler på arbeidsplassen

  1. Opprett en egen konto som knyttes til høyttaleren. Ikke bland sammen privat informasjon og arbeidsrelatert informasjon.
  2. Tenk nøye gjennom hva du ønsker å bruke høyttaleren til. Gjør risikovurderinger dersom du vil bruke den til å administrere informasjon eller digitale enheter i bedriften.
  3. Dersom høyttaleren skal brukes til å registrere eller behandle personopplysninger, må den inngå i bedriftens oppfølging av GDPR-bestemmelsene.
  4. Vurder hvor det er ønskelig å plassere den, og vurder samtidig hvor det ikke skal være lov å bruke slike høyttalere.
  5. Informer ansatte og besøkende dersom den skal brukes til å behandle personopplysninger, eller at det er fare for at den utilsiktet kan fange opp sensitive opplysninger eller personopplysninger der de gjennomfører samtaler.
  6. Lag rutiner for å slette lydopptak av kommandoer

Informasjon fra Nettvett.no er hentet fra flere kilder. Nettvett.no vurderer informasjon før publisering, men Nettvett.no kan ikke holdes ansvarlig for skade eller tap som kan oppstå som følge av ukorrekt, manglende eller utilstrekkelig informasjon.